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Organización “Funcional” de la Empresa

Una Nueva Manera de Ver la Organización de tu Negocio

La mayoría de las empresas de cualquier tamaño tienen organigramas que muestran quién está a cargo de qué, quién le reporta a quién, cuáles departamentos contienen a cuál personal, y así sucesivamente. Estos organigramas son bastante efectivos para ayudarle a saber a los empleados o a los clientes con quién deben hablar acerca de algún asunto en particular, o con quién pueden quejarse cuando tienen un problema.

Sin embargo, el ingrediente que falta en estos organigramas es un reflejo de cómo es el funcionamiento real de esta compañía en sus operaciones diarias. Un enfoque funcional del organigrama no solamente identifica el flujo operacional de la actividad, sino que también puede mostrar aquellas áreas que necesitan ayuda.

Cuando Organices, Hazlo por Procesos.
El organigrama al cual me refiero, representa el proceso por el cual pasa la empresa para organizarse, para lograr crear un producto paso a paso, y para poner dicho producto en las manos del cliente.
Partiendo de un mismo diseño básico, un organigrama (diseñado por funciones) puede servirle a una compañía con unas pocas personas, o se puede expandir hasta abarcar miles de empleados. Sigue siendo el mismo diseño.
En su forma más elemental, tal organigrama abarcaría las siguientes funciones:

• Establecer la Organización. Esto incluiría los detalles legales de la incorporación, los informes anuales a las distintas agencias gubernamentales, las licencias que hay que tener para operar el negocio, etc.

• Planificar. Nada sucede en una organización sin algún tipo de plan. Esto puede ir desde “vendamos camisas con los logos de los equipos más famosos de baloncesto” hasta algo tan abarcador como “vamos a establecer sucursales en cada ciudad importante del hemisferio.”

• Poner al Personal. Aún en una oficina con un solo empleado hay que llevar a cabo el proceso de conseguir a ese empleado. La mayoría de los negocios cuentan con personal más o menos numeroso, a cada uno de los cuales hubo que reclutarlo, contratarlo, ponerlo a trabajar, pagarle su sueldo y administrar la relación laboral.

• Mercadeo, Promoción y Ventas. Ningún negocio puede existir sin clientes o usuarios de su producto o servicio. Hasta una actividad de caridad tiene un grupo de usuarios finales y alguna fuente de ingresos para financiarse.
• Finanzas. El dinero y los recursos financieros entran y salen. Esta función se ocupa de llevar el rastro de ese dinero.

• Producción. El corazón de cualquier organización es la producción de los bienes y servicios que se proveen a sus usuarios finales.

• Control de Calidad y Corrección. Con frecuencia, esta función se deja completamente de lado. Cuando está presente, puede hacer la diferencia entre un producto mediocre y uno que hace que los clientes regresen.

• Contacto Público. Su función es, hacer que la compañía se mantenga visible para su mercado y hacer que los clientes potenciales se interesen en la compañía y sus productos.

Estas son las funciones vitales de cualquier actividad, y este arreglo las pone en una secuencia de operación. De esa forma, uno puede simplemente mirar los títulos de los departamentos y visualizar las actividades de la compañía desde su principio hasta su compleción.

Un Tamaño para Todas las Tallas.
Aún una venta de pinchos de la calle puede usar este modelo de organización. Un par de estudiantes que quieren hacer unos dólares durante en el verano podrían tener esta conversación:

• Vamos a vender pinchos.
• Compraremos los ingredientes y los suministros en el supermercado, y pondremos nuestra venta de pinchos en esta esquina.
• Consigue el permiso en la alcaldía.
• Tú preparas los pinchos y yo se los vendo a la gente. Vamos a cobrar $2 por un servicio.
• Reparte este lote de “flyers” a las personas que pasen por aquí.
• Aquí ya hay algunos clientes, y yo estoy cobrando $10.
• Pon el dinero en esta caja. Guarda algo para comprar más carme mañana, y el resto nos lo podemos dividir.
• Prepara los pinchos y ponlos en estos platitos para esta gente.
• Parece que los hubieran preferido con más sabor. La próxima vez utiliza más sal y un poco de pimienta.
• ¡Gracias por comprar nuestro producto! ¡Y no olvide decirle a sus amigos!

En su máxima simplicidad, así es como funciona una organización. Claro que producir automóviles, vender seguros o prestar servicios médicos es más complejo que eso. Pero la operación básica es la misma, y normalmente se lleva a cabo en el mismo orden.

D. Klaus Gentsch
El autor es Economista, MBA, Empresario y Consultor de Negocios en este y en otros temas. Cualquier información adicional la puede obtener a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. ó llamando al (787) 370-4005.

 

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