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¿Cómo puedo tomar decisiones más rápidas en mi negocio, y estar seguro de no equivocarme?

estadisticasdecisionesventasSupongamos que las ventas están cayendo durante varias semanas y nos invade la angustia de que aún no hemos hecho nada para resolverlo, o de que simplemente estamos como paralizados... tratando de encontrar la razón de la caída sin dar en el clavo.

Los intentos de motivar al personal no han dado resultado, las amenazas tampoco, y las ventas siguen bajando implacablemente. ¿Qué hacemos? ¿Culpamos a la economía?

O, si por el contrario, las ventas suben repentinamente. La sensación de alivio es indescriptible, hay una atmósfera de júbilo en la empresa, pero después de dos semanas las ventas vuelven a bajar y caemos de regreso en el letargo del negocio en problemas.

Entramos a la empresa por la mañana y nos encontramos que todo el mundo luce sumamente ocupado.

¿Cómo sabemos si realmente los empleados están trabajando para el “Bottom Line” la empresa, y no están haciendo algo para su beneficio personal, o simplemente perdiendo el tiempo en cosas sin importancia?

Es vital que cada empleado que trabaje para ti esté contribuyendo con el “bottom line” de la compañía y, la mejor manera de lograr esto es con un sistema de métricas (Estadísticas) que te presenta en forma gráfica la producción real de cada miembro del personal, todos los días, todas las semanas y todos los meses.

Un empleado que conoce sus estadísticas, gustosamente te puede preparar un plan de trabajo sobre cómo va a mejorar su producción. Y una vez que hayas aprobado el plan, el empleado estará listo para tomar acción. Y esto, resultará en la producción que tú esperas de él.

Y con el paso del tiempo, estarás encaminado a tener empleados cada vez más productivos y más responsables, lo cual se reflejará en una situación mejorada en toda la empresa.

Las Estadísticas son la única manera sensata de manejar un negocio. Estos son algunos de los beneficios inmediatos:

1. Te proporciona una medición objetiva de los resultados.
2. Tu empresa se vuelve totalmente transparente; no más cosas ocultas sin manejar.
3. Te permite comprender, de un vistazo, cuál departamento o persona fue la que originó la caída del ingreso.
4. Hace totalmente innecesarias las emociones negativas al manejar al personal menos competente para convertirlo en más productivo.
5. Te da la información que necesitas para premiar a los empleados que lograron o superaron sus metas, sirviendo de ejemplo y de incentivo para los demás.
6. Facilita la asignación de cuotas y ver si se cumplen, por ejemplo al personal de ventas.
7. Si alguien te pide un aumento no tienes que recordar la historia de ese empleado; simplemente miras sus estadísticas.
8. Si tienes que reducir el personal, sabrás exactamente quién se queda y quién no.
9. Para cada área, persona o para la empresa completa sabrás el desempeño pasado, el presente, y también puedes predecir el futuro.

En otras palabras, un Sistema de Estadísticas te proporciona la información necesaria para dirigir a tu empresa de manera rápida, efectiva y con mucho menos estrés. Un Sistema de estadísticas ayuda a que tu empresa trabaje para ti, en lugar de tú tener que trabajar para la empresa.

...Y así ganas tiempo para dedicarte más a las cosas que son realmente importantes en tu vida!

 

D. Klaus Gentsch
El autor es Economista, MBA, Empresario y Consultor de Negocios.
Cualquier información adicional la puede obtener a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. ó llamando al (787) 370-4005.

Conflictos en las Empresas Familiares

La familia es una estructura social, es el grupo que nos cría, nos forma como personas estableciendo nuestros valores morales y el que nos orientará a lo largo de nuestro desarrollo como seres humanos, en especial durante los primeros pasos y a veces durante toda nuestra vida. Es precisamente en este grupo en donde nacen muchas empresas.

Investigaciones recientes han demostrado que cerca de un 75% de las empresas que nacen son empresas familiares y tristemente solo un 3% de esas empresas pasan de la tercera generación. ¿Por qué son tan pocas las que sobreviven?

Una empresa familiar a parte de lidiar con los retos tradicionales para las empresas, tiene que lidiar duramente en distinguir donde termina la familia y donde comienza la empresa. Veamos algunas diferencias básicas entre el sistema familiar y el empresarial que pueden ayudarnos.

Los conflictos en las empresas familiares pueden afectar tanto la empresa como el núcleo familiar, algunas de las áreas de mayor conflicto son:

Disciplina- Les resulta difícil aplicar disciplina a empleados que a su vez son miembros de la familia por que puede tomarse de manera personal y ¿Quién quiere hacer sentir a su hijo, padre o esposa que no hace un buen trabajo? o ¿Cómo puede despedir a su hermano o cuñada?

Equidad- Cuando tenemos empleados que no son familiares junto a aquellos que si el asunto es más interesante. Suele suceder que con ese empleado y miembro de la familia no se toman las mismas determinaciones y con la misma severidad que con los empleados que no son familia. O por otro lado, que somos más exigentes con los familiares.

Formalidad-Entre familia el trato es muy diferente al que tenemos con el resto de las personas; se aceptan bromas, vocabularios e incluso actitudes que típicamente no toleraríamos de un extraño. Pasamos la informalidad del núcleo familiar al ambiente laboral.

Dinero- El dinero es la causa de conflictos de gran envergadura, un empleado solo tiene la expectativa de un salario, pero muchas veces los miembros del núcleo familiar esperando algo más, porque sienten que han aportado de manera extraordinaria y que tienen derecho solo por ser miembros de la familia.

Empresa 24/7-Esta es una de las situaciones que más afectan a los matrimonio que trabajan juntos “en casa hablamos de trabajo todo el tiempo” o “en la oficina llevamos atendemos los problemas familiares”.

Roles- El rol que un individuo desempeña en su núcleo familiar no necesariamente tiene que ser el mismo en la empresa. Por ejemplo, en un matrimonio donde una de las partes es quien está a cargo de las finanzas familiares no obliga a que esa misma persona esté a cargo de las finanzas del negocio.

Para trabajar en una empresa familiar es necesario tener primeramente, la madurez para distinguir donde está la línea fina que divide la familia de la empresa; la capacitación para mantener la consistencia en los procesos y la habilidad para que ninguna de las partes afecte negativamente a la otra.

 

 La autora es Consultora en Recursos Humanos y Presidente de Human Resources Professional Consulting. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 787-909-0873

 

La Toma de Decisiones en las Empresas Familiares

Nuestro negocio, micro, pequeño o mediano, es una empresa familiar. Surge de la inquietud de cada uno de nosotros de ser dueños de nuestro propio destino económico con la misma visión de aquellos propietarios de empresas familiares que en sus inicios fueron pequeños.

Poco a poco unas fueron creciendo hasta llegar a ser grandes y reconocidas compañías en nuestro medio; otras por el contrario, no se desarrollaron adecuadamente y con el tiempo pasaron desapercibidas hasta esfumarse por completo. A nuestro entender, el parámetro que marca la diferencia en estas dos vertientes está referido a la parte administrativa del negocio y el impacto de los efectos de la toma de decisiones en los momentos críticos del negocio.

En el contexto estándar, las empresas familiares, están bien centralizadas: La toma de decisiones depende de una sola persona que en la generalidad de los casos es el dueño y no hay otra persona que sepa los detalles internos y que domine adecuadamente el manejo de la empresa. Hay un control absoluto de las finanzas y las operaciones que promueven el desarrollo hasta un nivel máximo en la curva de crecimiento; una vez allí, en el punto donde comenzamos a tener más clientes de los que podemos servir adecuadamente, llega el momento de tomar una decisión para cambiar el futuro del negocio: Crecer o Desaparecer.

Nuestra meta y objetivo debe ser crecer hasta ser una gran empresa. Para ello tenemos que estar alertas a cuál (o cuándo) es el momento de tomar decisiones críticas.

Si quieres que tu empresa inicie un proceso de crecimiento puedes analizar tus procesos de toma de decisión. Aquí te ofrecemos algunas sugerencias útiles que te ayudaran a focalizar si tus estrategias de toma de decisiones son adecuadas a tus objetivos:

1.- Analiza el impacto económico de la decisión: Toda decisión tiene un costo que debe ser analizado en el momento presente, pero también pensando en los beneficios que puede traer en el futuro.

2.- Observa la diferencia entre costo e inversión: Como regla sencilla y muy general, si el gasto de una decisión me puede generar otros beneficios… es una inversión; en caso contrario es un costo. Las inversiones son vitales para poder crecer.

3.- Adáptate a la competitividad de hoy día: Para lograr movernos en el mercado tenemos que estar constantemente tomando decisiones que vayan enfocadas a mantener la empresa actualizada y competitiva.

4.- Delega: Tenemos que “decidirnos” a delegar; no sólo en el ámbito operacional sino también, en lo referente a los mismos procesos de toma de decisiones. Las decisiones no deben estar centralizadas en una sola persona.

5.- Piensa, actúa y decide en grande: Cada decisión que hagamos en nuestra empresa debe estar centrada en nuestras metas y objetivos. Si queremos ser grandes…tenemos que pensar en grande!

6.-Toma decisiones “corporativas”: Organiza tu empresa de forma tal que todos la visualicen como un negocio donde hay reglas y procedimientos para cumplir y respetar. Aún siendo pequeña y familiar no es un lugar donde todos pueden ir a buscar o hacer lo que les parece adecuado.

Como recomendación final sugerimos tener presente que no todas las decisiones son agradables, ni para nosotros (al momento de tomarlas) ni para aquellos a los que puede impactar directa o indirectamente (empleados, suplidores, familiares). Las decisiones deben ser importantes para el negocio… SIEMPRE!

Un dato aún más interesante (y en otra perspectiva) es ver y aplicar el proceso de toma de decisiones en sí mismo como una estrategia de crecimiento, teniendo siempre presente que hay gastos que definitivamente son “necesarios” para operar la empresa. Tu empresa puede ser exitosa y crecer hasta donde sea tu Meta, la clave es tomar decisiones conformes con tu realidad y la del mercado. Sé flexible, adáptate a los cambios, pero también comparte y acepta las decisiones de los demás; esto te ayudara a crecer.

Eres una empresa familiar y puedes ser grande manteniendo tu cultura: Reenfoca tus procesos de toma de decisiones; desarrolla una cultura de cambio y….DECÍDETE a triunfar!

VASA Consulting Group
(787) 645-5840

La Toma de Decisiones y el Éxito de la Empresa

Frecuentemente analizamos y tratamos de identificar cuáles son las áreas de oportunidad para desarrollar y mejorar nuestra empresa, maximizar la eficiencia e incrementar las ventas; y por lo tanto, nuestros márgenes de ganancia. Buscamos los detalles, analizamos el comportamiento macro y definimos planes de acción para corregir las fallas. Los factores más comunes se refieren a aspectos operacionales: calidad, eficiencia, productividad; Recursos Humanos: desempeño, rendimiento, efectividad, flexibilidad; Equipos: capacidad instalada, obsolescencia, costos de mantenimiento y; administrativos: Servicio al cliente, ventas, mercadeo y logística entre otros.

Si evaluamos todo el contexto nos damos cuenta que en todos hay un factor común que es la “toma de decisiones”: “el proceso mediante el cual, bajo ciertas circunstancias, el empleado debe decidir el curso de acción a tomar para que la empresa siga operando”. La “toma de decisiones” es una actividad propia a cualquier puesto o empleado. Dependiendo del nivel jerárquico dentro de la empresa así será el grado de complejidad, riesgo o responsabilidad inherente a la decisión. En el 85% de los casos las empresas fallan por decisiones erróneas tanto de la administración (gerentes y supervisores) como de los empleados en planta (operadores).

Aun así, y contradictoriamente, el impacto más crítico para las empresas está relacionado con la “falta” de toma de decisiones. No tomar las decisiones en el momento adecuado, postergar la misma esperando a que las cosas mejoren (por sí solas) o evadir la responsabilidad (de tomarla); suele traer efectos críticos negativos a corto y largo plazo a los resultados operacionales de la empresa.

Ejemplos tangibles en operaciones se refieren a casos como las decisiones de calidad (aprobar o rechazar un producto), decisiones de producción (prioridad en el producto a fabricar) o, decisiones de seguridad (detener o no una línea de producción). En el área administrativa podemos mencionar las decisiones de presupuesto (aprobar la compra de un equipo), decisiones de servicio al cliente (reembolso del costo) o, las decisiones de mercadeo (estrategias de penetración).

En la “toma de decisiones” hay tres (3) factores que debemos considerar:

Alcance de la decisión: ¿A quiénes afecta (cliente, departamentos, personas)? Momento en que se toma la decisión: ¿Cómo está la empresa, el presupuesto, el mercado?

Nivel de urgencia de la decisión: ¿Qué tan rápido debe tomarse la decisión? ¿Quién toma la decisión?

•Impacto económico para la empresa: ¿La decisión representa una inversión, un gasto o, un costo de oportunidad (pierdo si no decido)? ¿Qué se gana o pierde si no se toma la decisión? En ventas, al igual que las áreas operacionales mencionadas, hay decisiones críticas que impactan la rentabilidad de la empresa.

Debemos considerar revisar (y utilizar) los factores mencionados al tomar una decisión que afecte al área de ventas. Tomar la decisión es importante, pero más aún lo es tomarla en el momento adecuado. Hay diferentes tipos de decisiones: unas que pueden analizarse en detalle y con tiempo suficiente (decisiones estratégicas), otras que se toman en el momento (decisiones operativas) y; finalmente tenemos las decisiones imprevistas que debemos trabajar en el momento (decisiones de negocio).

Estas últimas pueden darse en cualquier puesto dentro de la estructura de la empresa. Se les considera “de negocio”, pues pueden significar (en el momento) la continuidad operacional de la empresa en sus diferentes niveles: detener un despacho, llamar a un prospecto, aprobar un precio, despedir un vendedor, venderle o no a un cliente, etc. Cualquiera que sea el sector al que le brindes servicio, cualquiera que sea el tamaño de tu empresa o cualquiera que sea el área (departamento) en el que estés lo importante es... “TOMAR LA DECISIÓN”....!

Francisco Santana M VASA Consulting Group Tel. (787) 645-5840 www.reducciondecostos.com

 

Tres Áreas para Alcanzar el Éxito en Tu Empresa

De una forma u otra todos somos empresarios. Somos empresarios desde el momento mismo en que nace nuestra inquietud (espíritu empresarial) de vender un servicio o producto, no importa a que escala de tamaño visualizamos esa venta. Ya sea que estemos pensando en desarrollar una nueva empresa o estemos operando nuestro negocio debemos estar al tanto de las diferentes dinámicas comerciales que nos impactan, directa o indirectamente.

Las PYME (Pequeñas y Medianas Empresas) son uno de los sectores donde el reflejo de los cambios comerciales “globalizados” suele sentirse más rápidamente, por lo cual debemos desarrollar nuevas estrategias para manejar nuestros negocios que vayan a tono con el entorno económico. Hay tres preguntas que debemos respondernos:

1. ¿Cómo definimos un empresario (auto-gestión empresarial) hoy día?
2. ¿Qué beneficios podemos (oportunidades) obtener?
3. ¿Cómo maximizar nuestros (potencial) negocios?

Las respuestas adecuadas pueden ayudarnos a desarrollar una empresa exitosa.

El empresario de hoy: Lo llamamos gestor (emprendedor) y por definición tiene unas características que lo distinguen del usual negociante. El gestor constantemente busca oportunidades para su negocio ofreciendo nuevas alternativas al cliente en productos, servicios y precios. La calidad en esas áreas siempre está presente. El gestor de hoy se integra a la comunidad (comparte con sus clientes), identifica sus necesidades y busca la forma de llenarlas.

La dinámica comercial es más que la entrega de una mercancía a cambio de un valor monetario. Identifico cuál es mi sector de mercado (¿quién es mi cliente?) y “reinvento” día a día el producto o servicio. Mantener un absoluto dominio de lo que sucede en mi empresa me permite reaccionar (o prever) rápidamente a los cambios del mercado; teniendo en cuenta que pueden haber circunstancias que me pueden llevar a darle un giro completo a mi negocio. Hay la posibilidad de que, como empresarios, nos demos cuenta que tenemos que “crear otro negocio” para continuar en el mercado. Ese es el principal reto del empresario de hoy.

La oportunidad: Todas las ideas son comercializables. Ese es el nuevo y gran paradigma ( beneficio) para el empresario de hoy! En nuestro mundo actual hay un creciente interés del cliente en recibir productos y servicios que hasta ayer no se consideraban comercializables. Un ejemplo de ello es el uso de la tecnología, que ha creado una gama infinita de posibilidades, no solo para crear nuevos negocios; pero también como herramienta para optimizar los servicios que ofrecemos maximizando así el potencial de la empresa. Debemos utilizar todos los recursos que estén a nuestro alcance. Busquemos alternativas no convencionales para hacer la diferencia. Al planificar la creación de la empresa (o en la administración de la misma) debe considerarse utilizar recursos tales como Internet, asociaciones comerciales, alianzas estratégicas, programas ínter-empresariales existentes, los tratados comerciales internacionales, los mercados no tradicionales para mi producto, etc.

El uso de herramientas como estas puede hacer una diferencia tan sustancial como el hecho de visualizar preparar mi negocio para vender localmente (anuncios en la radio) o, exportar (uso de una página de Internet). Mientras mayor es mi volumen de ventas, menores son mis costos operacionales.

El Potencial: El potencial está en cada uno de nosotros! Es decidir cuán lejos queremos llevar nuestra empresa. Para desarrollar o maximizar el potencial de nuestro negocio tenemos múltiples alternativas de trabajo. Podemos sintetizar estas, en tres grandes áreas de acción: a) Ventas, b) Exposición al mercado y, c) Sostenibilidad o consistencia. Maximizar las ventas aplicando y utilizando las herramientas y recursos ya mencionados. Redefinir nuestra estrategia (y estructura) de precios puede ayudarnos a fomentar las ventas; así como también ofrecer al cliente opciones de pago. Muchos clientes con un margen de beneficios más bajo, es preferible a tener un solo cliente con un margen de beneficio alto. La exposición al mercado debe ser la mayor posible.

Hay innumerable recursos (gratis) que podemos utilizar para promover o dar publicidad a la empresa. El Internet es el medio más costo-efectivo, notas de prensa, publicación de artículos en periódicos y revistas, seminarios, flyers, etc.; son algunos de los ejemplos de lo que podemos hacer. Sostenibilidad y consistencia es la capacidad de poder mantener el mismo nivel de servicio y calidad al cliente. Los clientes de hoy valoran la confiabilidad, buscan empresas con ética, valores morales y altamente comprometidos; con quienes puedan desarrollar relaciones a largo plazo que sean de beneficio mutuo para las partes. Debe existir un balance entre las áreas administrativa, operacional y financiera para apoyar la creación de una estrategia que integre los aspectos mencionados. No hay límites para desarrollar nuestras empresas, siempre y cuando caminemos con una actitud positiva. Oponernos a factores comerciales externos que no están dentro de nuestro control nos hace infectivos. Concentrémonos en las áreas que podemos cambiar, en aquellos puntos donde podemos tomar decisiones, utilicemos lo mejor de nosotros y decidamos llevar nuestra empresa al éxito.

Una cita famosa dice: “El éxito no se mide por la cantidad de lo que hemos obtenido, sino por el valor de aquello que hemos tenido que sacrificar para alcanzarlo”...

Ing. Francisco Santana Montalvo
VASA Consulting Group www.reducciondecostos.com (787) 645-5840

 

Tres Pasos Críticos para Desarrollar Tu Empresa

Muchas personas tienen excelente ideas de negocio que quieren llevar a la práctica, pero no tiene la experiencia previa para poder implementar exitosamente el mismo. Dónde comenzar, qué hacer primero y, cuál es la prioridad son algunas de las preguntas frecuentes de los empresarios.

A continuación los tres primeros pasos que debemos dar para administrar correctamente nuestra empresa:

1. Plan de Trabajo
La organización es la clave del desarrollo exitoso de una empresa. Ante todo debemos tener claro cuál es la idea de negocio que vamos a desarrollar, los productos que vamos a ofrecer y el precio al cual venderemos el producto.

Identifica claramente todas las opciones en las que puedes vender (presentar) tus productos, incluyendo presentación, volumen, precios, cómo harás llegar el producto al cliente (local, entrega, recogido), tipo de venta (Internet, directa, representante).

Crea un Plan de Trabajo de aquellas cosas que puedes comenzar a hacer de inmediato, sin mucha inversión y; más importante, que te pueden generar dinero a corto plazo.

Los permisos regulatorios debes tramitarlos lo antes posible. Las oficinas Municipales pueden orientarte, de acuerdo al tipo de negocio que vas a crear, sobre cuáles son los que necesitas ir emitiendo.

2. Estructura de la empresa
Genera un “organigrama” sencillo para visualmente identificar cuáles son las áreas funcionales que tu empresa necesita para operar. Crear el organigrama no significa contratar empleados. Te ayuda a definir las responsabilidades funcionales de cada puesto dentro de la organización y decidir quién manejará las mismas.

Asigna funciones específicas a cada persona dentro de la empresa. De esta forma simplificas el control de las actividades y te aseguras que nada quede al azar.

3. Meta de ventas
Fíjate una meta de venta, para cada producto, para los próximos meses. Comienza con una meta a 3 meses y poco a poco ve trabajando para desarrollar tus proyecciones de venta del año.

Fijar una meta de ventas nos ayuda a focalizar los esfuerzos de venta. Une las metas de venta a un plan de mercadeo y captación de clientes, por cada producto. Define 2-3 productos claves para ofrecer a tus primeros prospectos.

Lo importante es comenzar a captar clientes. Al iniciar las ventas te sugerimos que desarrolles promociones por producto, no para la empresa en su totalidad.

Adicional a estos tres pasos hay otras actividades que debemos ir realizando. Debemos estar conscientes que como pequeñas empresas, al inicio, probablemente somos nosotros mismos los que tendremos que llevar a cabo “todas” las funciones de la empresa. Es importante tener claro que nuestro papel (al desarrollar una empresa) es diseñarla, crear la estructura e implementarla; con todo lo que ello significa.

¡Si queremos ser “dueños” de la empresa, debemos trabajar fuerte para crearla!

 

ACTIVIDADES

FERIA MUJER EMPRESARIA 

 

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